南华县“四化”方法推进招标投标电子档案管理

为全面规范公共资源交易档案管理和信息共享，确保交易档案真实、完整、安全和可用，南华县公共资源交易中心采取“四化”措施，建立招标投标电子档案管理归集、查看、存储、移交闭环管理机制。

智能化归集，实现档案收集自动完整。依托楚雄州公共资源交易电子档案管理系统，无缝对接电子交易系统和电子监督系统，按照“一项一档”要求，各交易环节全流程自动收集、自动核验。归档资料不再以光盘、纸质形式保存，档案数据“云上跑”代替“人工跑”，有效节约交易主体光盘刻录、纸质档案印制和档案盒购买等成本。

云端化转移，实现档案存储扩容增效。将纸质档案转移到容量更大的“云端”，把开展电子化交易以来的所有项目全过程文档资料及开、评标音视频资料打包存储，按照年度、项目、时间做好分类，实现集中化、网络化管理，确保档案分类科学、检索高效。目前，共完成工程建设项目交易电子档案归集250个、政府采购项目交易电子档案归集298个、土地使用权交易电子档案归集58个、产权交易电子档案归集4个。

数字化管理，实现档案利用方便快捷。电子档案数据统一存储于楚雄州公共资源交易数据中心，招标电子档案实现从“纸间”至“指尖”转变，有效实现各方主体数据检索查阅、存储、浏览。同时在纪检监察、公安、审计和巡察等部门需要时，还可以做到快速取证，打造来源可溯、去向可查，全流程留痕的电子档案数字化管理模式。

制度化移交，实现档案责任无缝对接。交易中心通过会议安排、电话通知、上门服务、预约服务和延时服务等“线上+线下”服务举措，精准传达政策，压实招标人项目交易档案保管的主体责任。建立‌身份核验和移交台账制度，明确档案移交流程举措，使招标人知晓电子档案拷贝流程、所需材料及办理时限，确保档案移交全面完成。目前共移交拷贝2023年、2024年进场交易项目电子档案109个，其中工程建设项目68个，国有产权项目7个，土地使用权项目23个，政府采购项目11个，共计1342.46GB。

下步，南华县将全面推进公共资源交易电子化档案管理，降低企业交易成本，促进档案利用集约高效，真正实现交易档案管理无纸化、智能化。